Banyak owner merasa belum pantas punya tim karena ordernya “masih segitu-gitu aja”. Packing masih dikerjain sendiri, stok dicatat sendiri, barang datang dicek sendiri, gudang juga dirapihin sendiri.
Masalahnya, setelah semua paket selesai, tenaga buat ngurus hal lain udah habis.
Akhirnya iklan nggak sempat dievaluasi, supplier nggak dicari, produk baru nggak dites, dan strategi bisnis cuma berhenti di kepala. Bisnis memang tetap jalan, tapi owner-nya cuma sibuk menjaga pekerjaan rutin tetap selesai.
Jadi, kapan sebenarnya kita perlu hire orang packing?
Jangan Pakai Jumlah Paket sebagai Satu-satunya Patokan
Nggak ada angka sakti yang berlaku buat semua bisnis.
Dua toko sama-sama punya 30 paket per hari, tapi beban kerjanya bisa jauh berbeda. Packing pakaian satu lapis tentu nggak sama dengan packing barang pecah belah yang butuh pengecekan, bubble wrap, dan perlindungan tambahan.
Lokasi gudang, jumlah varian, sistem pencatatan stok, jadwal penjemputan kurir, sampai kemampuan orang yang mengerjakan juga ikut menentukan.
Karena itu, pertanyaannya bukan sekadar:
“Order sudah berapa paket per hari?”
Pertanyaan yang lebih berguna:
“Setelah packing selesai, apakah owner masih punya waktu dan tenaga buat mengerjakan hal yang cuma bisa dikerjakan owner?”
Kalau jawabannya sudah sering “nggak”, berarti biaya packing sendiri mulai lebih besar daripada kelihatannya.
Biayanya Bukan Cuma Waktu
Packing sendiri memang kelihatan hemat karena kita nggak perlu bayar gaji. Tapi ada biaya lain yang sering nggak masuk hitungan: energi owner.
Setelah beberapa jam menerima barang, mengecek produk, mencari varian, membungkus paket, dan mencatat stok, biasanya kemampuan buat mengambil keputusan ikut turun.
Pekerjaan penting akhirnya ditunda:
– mengevaluasi performa iklan;
– mencari produk atau supplier baru;
– memperbaiki penawaran;
– mengecek kualitas kerja tim;
– menyusun sistem dan SOP;
– menjaga relasi dengan partner;
– merencanakan pertumbuhan bisnis.
Kalau pekerjaan rutin membuat fungsi-fungsi itu berhenti, kita bukan sedang menghemat biaya. Kita cuma memindahkan biayanya ke waktu dan pertumbuhan bisnis.
Kalau Hire, Gabungkan Tugas yang Masih Satu Jalur
Orang packing nggak harus cuma memasukkan barang ke kardus lalu menempelkan resi.
Supaya pekerjaannya lebih efisien, beberapa tugas yang masih berada dalam satu alur operasional bisa digabungkan, misalnya:
1. menerima barang yang datang;
2. melakukan pengecekan awal atau QC;
3. mencatat dan memperbarui stok;
4. merapikan barang di gudang;
5. menyiapkan serta mengemas pesanan.
Semua tugas itu saling terhubung. Orang yang menerima dan mengecek barang juga bisa membantu memastikan stok fisik sesuai sebelum pesanan dikemas.
Yang perlu dihindari adalah memasukkan terlalu banyak pekerjaan berbeda ke satu posisi hanya karena ingin “sekalian”.
Misalnya, orang packing diminta mengurus gudang, memotret produk, membuat konten, membalas chat customer, sekaligus membantu iklan.
Foto produk dan konten membutuhkan kemampuan, alat, ritme, serta fokus yang berbeda. Kalau semuanya digabungkan, tanggung jawabnya jadi kabur dan hasil tiap pekerjaan sulit dievaluasi.
Multitasking masih masuk akal kalau tugasnya berada dalam satu alur. Kalau sudah beda fungsi, lebih baik dipisahkan.
Ukur Beban Kerja Sebelum Menambah Orang
Sebelum merekrut, coba amati proses packing selama beberapa hari.
Catat:
– berapa lama satu paket disiapkan;
– bagian mana yang paling sering membuat proses berhenti;
– berapa banyak kesalahan varian atau alamat;
– apakah bahan packing selalu siap;
– kapan paket harus selesai supaya tidak tertinggal kurir;
– pekerjaan owner apa yang tertunda karena packing.
Kalau sudah punya karyawan tetapi kapasitasnya terasa kurang, jangan langsung menyimpulkan orangnya lambat. Owner perlu memahami sendiri beban kerjanya, melihat alur selama beberapa hari, lalu memperbaiki posisi barang, alat, pencatatan, dan SOP.
Kadang masalahnya memang kekurangan orang. Kadang masalahnya cuma alur kerja yang berantakan.
Jadi, Kapan Waktu yang Tepat?
Hire orang packing ketika pekerjaan rutin itu mulai menghambat pekerjaan owner yang nilainya lebih tinggi.
Bukan karena order sudah menyentuh angka tertentu. Bukan juga karena ingin terlihat punya tim.
Rekrut ketika:
– packing mengambil sebagian besar waktu produktif owner;
– owner sudah sering kehabisan tenaga setelah operasional selesai;
– pekerjaan penting terus tertunda;
– kesalahan mulai muncul karena proses dikerjakan terburu-buru;
– tugas packing, QC, stok, dan gudang sudah cukup jelas untuk dijadikan satu posisi.
Tujuan merekrut bukan supaya owner bisa berhenti bekerja. Tujuannya supaya owner berhenti menghabiskan sebagian besar energinya pada pekerjaan yang sudah bisa diserahkan ke orang lain.
Kalau setiap selesai packing kita sudah nggak punya tenaga buat mengembangkan bisnis, mungkin pertanyaannya bukan lagi “order sudah cukup banyak belum?”
Tapi:
Berapa lama lagi bisnis ini bisa tumbuh kalau owner terus mengerjakan semuanya sendiri?
