Order besar masuk biasanya bikin senang.
Bayangin ada customer mau membeli enam barang sekaligus buat seragam. Masalahnya, dia cuma mau bayar COD. Diminta transfer nggak mau. Diminta DP Rp30 ribu sebagai tanda keseriusan juga tetap nggak mau.
Kalau ketemu kondisi seperti ini, barangnya tetap dikirim atau ditahan?
Kelihatannya sayang kalau order dilepas. Kita sudah keluar biaya buat iklan, melayani chat, dan menyiapkan barang. Apalagi mencari customer yang mau borong nggak selalu gampang.
Tapi order besar bukan cuma membawa omzet lebih besar. Risikonya juga ikut membesar.
Kalau Ditolak, Ruginya Ikut Borongan
Dalam transaksi COD biasa, satu paket yang ditolak mungkin masih bisa dianggap sebagai risiko operasional. Namun, kalau satu customer memesan enam, sepuluh, bahkan puluhan barang, semua risiko berkumpul dalam satu pengiriman.
Saat paket ditolak, kita bisa menghadapi:
– ongkir pergi dan biaya retur;
– modal yang tertahan selama barang di perjalanan;
– stok yang belum bisa dijual ke customer lain;
– risiko barang rusak atau kemasannya penyok;
– waktu tim yang habis untuk memproses dan mengejar paket.
Jadi, jangan melihat potensi omzetnya saja. Lihat juga berapa besar uang yang bisa tertahan atau hilang kalau transaksi gagal.
Ada kasus lain ketika customer memesan 23 barang senilai sekitar Rp7 juta. Pesanan baru dikirim setelah customer memberikan DP Rp300 ribu sebagai jaminan ongkir.
DP tersebut bukan berarti kita mencurigai customer. Fungsinya untuk memastikan kedua pihak sama-sama punya komitmen.
Kita menyiapkan barang dan menanggung proses pengiriman. Customer juga menunjukkan bahwa pesanannya serius.
Menolak DP Bukan Otomatis Penipu
Kita juga nggak perlu langsung menuduh customer punya niat buruk.
Bisa saja dia memang memilih COD karena tidak punya mobile banking, jauh dari ATM, atau terbiasa membayar saat barang datang. Karena itu, penolakan DP perlu ditanggapi dengan tenang, bukan dengan tuduhan.
Jelaskan alasannya dengan sederhana:
“Karena jumlah pesanannya lebih banyak dari order biasa, kami perlu DP untuk jaminan ongkir. Sisanya tetap bisa dibayar COD saat barang datang.”
Kalau masalahnya hanya akses pembayaran, mungkin masih ada jalan lain. Customer bisa meminta bantuan keluarga, menggunakan dompet digital, atau memilih jumlah pesanan yang lebih kecil.
Namun, kalau semua bentuk komitmen ditolak—nggak mau transfer, nggak mau DP, dan nggak mau mengurangi jumlah pesanan—kita perlu berhenti mengejar omzetnya.
Buat Batas Risiko Sebelum Order Masuk
Jangan menentukan aturan saat sedang tergoda oleh order besar. Buat batasnya sejak awal.
Misalnya:
– pesanan normal masih boleh COD penuh;
– pesanan di atas jumlah atau nominal tertentu wajib DP;
– DP minimal menutup risiko ongkir;
– transaksi yang sangat besar dialihkan ke transfer;
– identitas, alamat, nomor telepon, jumlah barang, dan total pembayaran dikonfirmasi ulang sebelum dikirim.
Batasnya tidak harus sama untuk setiap bisnis. Barang ringan dan murah punya risiko yang berbeda dengan barang besar, mudah rusak, atau bernilai jutaan rupiah.
Yang penting, aturannya jelas dan diterapkan secara konsisten. Dengan begitu, keputusan menahan order tidak terasa personal. Kita tinggal menjalankan kebijakan toko.
Jangan Takut Kehilangan Omzet yang Belum Jadi Uang
Salah satu alasan owner tetap mengirim order berisiko adalah takut kehilangan omzet.
Padahal, order yang masuk belum tentu menjadi penjualan. Penjualan baru benar-benar berarti ketika barang diterima dan pembayarannya selesai.
Order Rp7 juta yang akhirnya diretur bukan omzet Rp7 juta. Itu justru bisa berubah menjadi modal tertahan dan biaya tambahan.
Karena itu, jangan menilai order hanya dari nominal di awal. Nilai juga kualitas komitmennya.
Kalau jumlah pesanan melewati batas risiko normal toko, minta DP minimal untuk jaminan ongkir. Kalau customer menolak DP dan transfer sekaligus, jangan kirim hanya karena takut kehilangan omzet.
Lebih baik kehilangan satu order yang belum pasti daripada mempertaruhkan modal untuk transaksi yang seluruh risikonya dibebankan ke kita.
