Dashboard pengiriman menunjukkan retur COD cuma 7%. Angkanya kelihatan aman.
Tapi ketika invoice diperiksa dan laporan keuangan dirapikan, angka retur ternyata mencapai 14%—dua kali lipat dari yang terlihat di dashboard.
Pertanyaannya: siapa yang salah?
Dashboard-nya? Akuntannya? Atau memang ada paket yang nggak tercatat?
Jawabannya bisa lebih sederhana: cara dan waktu menghitungnya berbeda.
Dashboard Menampilkan Kondisi Saat Ini
Dashboard operasional biasanya menampilkan status paket secara langsung. Masalahnya, tidak semua kiriman sudah punya hasil akhir.
Sebagian paket mungkin masih:
– dalam perjalanan;
– menunggu percobaan antar ulang;
– berada dalam proses retur;
– belum diperbarui oleh kurir;
– atau baru akan muncul di invoice berikutnya.
Kalau angka retur dihitung saat masih banyak paket dalam proses, persentasenya tentu terlihat lebih kecil.
Dashboard-nya belum tentu salah. Datanya saja belum matang.
Audit Melihat Paket yang Sudah Selesai
Audit biasanya memakai data yang hasil akhirnya sudah lebih jelas.
Paket dikelompokkan menjadi:
– berhasil diterima customer;
– dikembalikan kepada pengirim;
– hilang atau masuk proses klaim;
– serta kiriman yang masih menggantung.
Dari sini, paket yang awalnya terlihat aman bisa berubah menjadi retur beberapa hari kemudian. Angka retur akhirnya naik, walaupun jumlah kiriman awal tidak berubah.
Karena itu, membandingkan dashboard hari ini dengan invoice akhir bulan bisa menghasilkan kesimpulan yang keliru. Keduanya sedang melihat periode dan kematangan data yang berbeda.
Jangan Campur Kiriman dari Periode Berbeda
Supaya angkanya bisa dibandingkan, gunakan satu kelompok kiriman yang sama.
Misalnya, ambil seluruh paket yang dikirim pada minggu pertama bulan ini. Jangan campurkan dengan paket minggu kedua yang sebagian besar masih dalam perjalanan.
Setelah status paket minggu pertama sudah selesai, baru hitung:
Jumlah paket retur ÷ jumlah paket yang sudah berhasil atau retur
Paket yang masih dalam perjalanan sebaiknya dipisahkan dulu. Kalau ikut dimasukkan, persentase retur bisa terlihat lebih rendah daripada kondisi akhirnya.
Yang penting bukan memakai satu rumus yang dianggap paling sakti, tetapi memakai definisi dan periode yang konsisten.
Dashboard Tetap Berguna, tetapi Fungsinya Berbeda
Dashboard harian tetap penting untuk memantau masalah operasional, seperti:
– paket terlalu lama di perjalanan;
– percobaan antar yang gagal;
– daerah dengan retur tinggi;
– kurir yang sering terlambat memperbarui status;
– atau paket yang mulai menumpuk dalam proses retur.
Namun, angka tersebut jangan langsung dipakai untuk menilai profit akhir.
Untuk menghitung keuntungan, kebutuhan modal, atau keputusan menaikkan budget iklan, gunakan data kiriman yang statusnya sudah matang dan sudah dicocokkan dengan invoice serta pencairan COD.
Kalau tidak, bisnis bisa merasa untung padahal sebagian uangnya masih berbentuk piutang atau barang yang sedang kembali.
Cara Mengecek Angka Retur dengan Lebih Aman
Gunakan langkah sederhana berikut:
1. Pilih periode pengiriman yang sama
Kelompokkan paket berdasarkan tanggal kirim, bukan tanggal status diperbarui.
2. Tunggu sebagian besar status selesai
Pisahkan paket delivered, retur, hilang, klaim, dan masih dalam perjalanan.
3. Cocokkan dengan invoice dan pencairan
Jangan hanya mengandalkan tampilan dashboard.
4. Catat perubahan status terlambat
Paket yang hari ini masih dikirim bisa menjadi retur beberapa hari kemudian.
5. Bandingkan berdasarkan kelompok
Pisahkan kurir, wilayah, produk, penawaran, atau tim CS agar penyebab masalah lebih mudah terlihat.
Kesimpulannya
Angka retur 7% dan 14% bisa sama-sama berasal dari data yang benar. Perbedaannya terletak pada kapan data diambil, paket mana yang dihitung, dan apakah seluruh kiriman sudah mencapai status akhir.
Jadi, jangan buru-buru menyalahkan dashboard atau laporan keuangan.
Ambil kiriman dari periode yang sama, tunggu statusnya matang, lalu hitung paket berhasil dibanding paket retur.
Karena dalam bisnis COD, angka yang terlihat hari ini belum tentu menjadi angka akhirnya.
