Paket sudah dilapisi bubble wrap berkali-kali. Kardusnya juga terlihat tebal dan lakbannya banyak.
Namun, ketika sampai di tujuan, barang tetap penyok, pecah, bocor, atau tidak bisa digunakan.
Masalahnya, packing aman bukan sekadar menambahkan lapisan sebanyak mungkin.
Setiap produk memiliki risiko yang berbeda. Barang pecah belah membutuhkan perlindungan berbeda dari produk cair. Barang berat tidak bisa diperlakukan sama dengan barang ringan. Produk elektronik juga memiliki kebutuhan berbeda dari pakaian.
Packing yang baik harus mampu menahan risiko selama perjalanan, bukan hanya terlihat aman ketika meninggalkan gudang.
Paket Tidak Selalu Diperlakukan dengan Lembut
Selama proses pengiriman, paket dapat mengalami berbagai kondisi:
– Bertumpuk dengan paket lain.
– Tertekan dari beberapa sisi.
– Terguncang di dalam kendaraan.
– Terjatuh ketika dipindahkan.
– Berubah posisi berkali-kali.
– Terpapar air atau kelembapan.
– Berada di tempat bersuhu tinggi.
– Terbentur paket yang lebih berat.
Kita tidak bisa mengendalikan seluruh perjalanan paket. Namun, kita bisa menyiapkan kemasan agar produknya memiliki perlindungan yang sesuai.
Karena itu, standar packing sebaiknya dibuat berdasarkan risiko nyata selama pengiriman, bukan hanya berdasarkan kebiasaan tim.
Tebal Belum Tentu Aman
Bubble wrap memang berguna untuk menyerap benturan ringan dan melindungi permukaan barang.
Namun, bubble wrap saja tidak selalu cukup.
Barang tetap bisa rusak apabila:
– Ruang kosong di dalam kardus terlalu besar.
– Produk bergerak bebas selama perjalanan.
– Bagian sudut tidak dilindungi.
– Beberapa produk saling berbenturan.
– Kardus terlalu tipis untuk berat isinya.
– Cairan tidak disegel dengan benar.
– Produk menekan sisi kardus dari dalam.
– Kemasan penyok ketika ditumpuk.
Menambahkan lebih banyak lapisan pada bagian luar belum tentu menyelesaikan masalah di dalam paket.
Fokus utama packing adalah menahan posisi produk, menyerap benturan, melindungi titik rapuh, dan memastikan kemasan luarnya cukup kuat.
Mulai dari Memetakan Risiko Produk
Sebelum menentukan bahan packing, kenali karakter produknya.
Tanyakan:
– Apakah produk mudah pecah?
– Apakah permukaannya mudah tergores?
– Apakah ada bagian yang menonjol?
– Apakah tutupnya bisa terbuka?
– Apakah produknya mengandung cairan?
– Apakah produk sensitif terhadap air?
– Apakah mudah berubah bentuk ketika ditekan?
– Apakah beratnya terkonsentrasi pada satu titik?
– Apakah ada komponen yang bisa terlepas?
– Apakah suhunya perlu dijaga?
– Apakah produk berbahaya jika bocor?
Jawaban tersebut menentukan jenis perlindungan yang dibutuhkan.
Jangan menggunakan satu standar packing untuk semua produk hanya karena ukuran kardusnya hampir sama.
Hilangkan Ruang Kosong di Dalam Kardus
Ruang kosong membuat barang bergerak dan membentur dinding kardus selama perjalanan.
Guncangan kecil yang terjadi berulang kali bisa merusak produk, meskipun tidak ada benturan besar.
Gunakan bahan pengisi yang sesuai, seperti:
– Kertas pelindung.
– Bantalan udara.
– Busa.
– Karton bergelombang.
– Potongan kardus.
– Molded pulp.
– Pelindung khusus sesuai bentuk produk.
Setelah paket ditutup sementara, guncang secara perlahan.
Kalau terdengar atau terasa barang masih bergerak, berarti isi paket belum cukup terkunci.
Namun, jangan memasukkan bahan pengisi terlalu padat hingga justru menekan dan merusak produk.
Tujuannya adalah menahan posisi barang, bukan menghimpitnya.
Gunakan Kardus dengan Ukuran yang Sesuai
Kardus yang terlalu besar membutuhkan banyak bahan pengisi dan memberi lebih banyak ruang bagi barang untuk bergerak.
Kardus yang terlalu kecil bisa membuat produk bersentuhan langsung dengan dinding luar. Ketika sisi kardus tertekan, tekanan tersebut langsung mengenai produk.
Pilih ukuran yang memberikan ruang untuk pelindung di setiap sisi tanpa menyisakan ruang kosong berlebihan.
Perhatikan juga kekuatan kardus.
Barang berat membutuhkan kardus yang lebih kuat. Kardus bekas mungkin terlihat masih layak, tetapi kekuatannya bisa berkurang karena pernah tertekuk, terkena kelembapan, atau menanggung beban sebelumnya.
Kalau menggunakan kardus bekas, periksa seluruh sisinya dan pastikan strukturnya masih kokoh.
Lindungi Setiap Produk Secara Terpisah
Kalau satu paket berisi beberapa barang, jangan hanya membungkus semuanya sebagai satu kelompok.
Produk bisa saling berbenturan selama pengiriman.
Bungkus setiap barang secara terpisah, terutama apabila:
– Bahannya mudah pecah.
– Permukaannya mudah tergores.
– Bobotnya berbeda.
– Bentuknya tidak beraturan.
– Memiliki bagian tajam atau menonjol.
– Ada cairan di dalamnya.
Gunakan pemisah agar posisi setiap barang tetap stabil.
Produk yang berat sebaiknya tidak berada di atas produk yang mudah penyok atau pecah.
Packing Barang Pecah Belah
Barang pecah belah memerlukan perlindungan di seluruh sisi.
Langkah yang bisa dipertimbangkan:
1. Bungkus setiap barang secara terpisah.
2. Lindungi bagian yang paling rapuh.
3. Gunakan sekat agar barang tidak saling menyentuh.
4. Berikan bantalan pada dasar kardus.
5. Isi ruang kosong di setiap sisi.
6. Pastikan bagian atas juga memiliki perlindungan.
7. Gunakan kardus luar yang cukup kuat.
8. Untuk risiko tinggi, pertimbangkan sistem kardus ganda.
Pada sistem kardus ganda, produk dimasukkan ke dalam kardus pertama yang sudah diberi pelindung. Kardus tersebut kemudian dimasukkan ke kardus kedua dengan bantalan di antara keduanya.
Cara ini memberi jarak tambahan antara produk dan benturan dari luar.
Packing Produk Cair
Produk cair memiliki dua risiko: kemasannya rusak dan isinya bocor.
Kalau cairan bocor, produk lain dalam satu paket juga bisa ikut rusak.
Beberapa langkah yang bisa digunakan:
– Pastikan tutup terpasang dengan benar.
– Gunakan segel tambahan pada tutup.
– Masukkan produk ke kantong antibocor.
– Gunakan wadah kedua untuk menahan cairan.
– Bungkus setiap botol secara terpisah.
– Pertahankan posisi produk agar tidak mudah terbalik.
– Isi ruang kosong agar botol tidak bergerak.
– Gunakan bahan penyerap jika diperlukan.
Lakukan pengujian pada kemasan sebelum digunakan dalam jumlah besar.
Periksa apakah tutup dapat terbuka akibat tekanan atau guncangan. Jangan hanya mengandalkan stiker pada bagian luar paket.
Packing Produk Berat dan Berukuran Besar
Barang berat memberikan tekanan besar pada kardus, terutama pada bagian dasar dan sudut.
Gunakan:
– Kardus dengan daya tahan yang sesuai.
– Penguatan pada bagian dasar.
– Pelindung sudut.
– Bantalan yang tidak mudah kempis.
– Tali pengikat jika memang diperlukan.
– Peti atau packing kayu untuk risiko tertentu.
Pastikan berat produk terdistribusi dengan baik.
Jangan menggunakan bantalan yang terlalu lunak untuk barang berat karena bahan tersebut bisa tertekan sampai kehilangan fungsi perlindungannya.
Periksa juga ketentuan ekspedisi mengenai berat, dimensi, dan packing kayu.
Packing Produk Elektronik
Produk elektronik perlu dilindungi dari benturan, kelembapan, dan listrik statis sesuai jenis komponennya.
Pertimbangkan:
– Pengamanan komponen yang bisa bergerak.
– Pelindung pada layar.
– Penutup pada port atau konektor.
– Kantong antistatis untuk komponen sensitif.
– Bahan tahan lembap.
– Bantalan yang sesuai bentuk produk.
– Jarak aman dari dinding kardus.
Pastikan perangkat dalam kondisi mati dan dikemas sesuai petunjuk produsen.
Untuk produk dengan baterai, periksa ketentuan ekspedisi karena jenis baterai tertentu memiliki aturan pengiriman khusus.
Lindungi Bagian Sudut
Sudut sering menerima tekanan atau benturan langsung.
Produk seperti bingkai, furnitur kecil, kotak premium, perangkat elektronik, dan benda berbentuk kaku memerlukan pelindung sudut.
Pelindung bisa dibuat dari:
– Karton berlapis.
– Busa padat.
– Molded pulp.
– Material khusus pelindung sudut.
Jangan hanya melindungi bagian tengah produk sementara sudutnya bersentuhan langsung dengan kardus.
Jangan Mengandalkan Stiker “Fragile”
Stiker peringatan dapat membantu memberikan informasi kepada petugas pengiriman.
Namun, stiker bukan pengganti perlindungan fisik.
Paket tetap harus mampu menghadapi tekanan dan guncangan yang wajar meskipun sudah diberi tanda barang pecah belah.
Anggap stiker sebagai informasi tambahan, bukan sebagai sistem pengamanan utama.
Tutup Paket dengan Benar
Kardus yang kuat tetap bisa terbuka kalau penyegelannya lemah.
Gunakan lakban dengan kualitas dan lebar yang sesuai. Pastikan permukaan kardus bersih dan kering agar lakban menempel dengan baik.
Perkuat bagian sambungan utama, terutama dasar kardus.
Hindari menggunakan terlalu banyak lakban tanpa pola yang jelas. Banyaknya lakban tidak otomatis membuat struktur kardus lebih kuat.
Untuk paket berat, gunakan metode penyegelan yang memperkuat bagian tengah dan kedua sisi sambungan.
Lakukan Simulasi Sebelum Digunakan
Sebelum menetapkan standar packing, lakukan pengujian pada sampel.
Simulasi sederhana dapat mencakup:
– Mengguncang paket.
– Memiringkannya ke beberapa arah.
– Memberikan tekanan ringan dari samping dan atas.
– Menumpuknya dengan beban yang masuk akal.
– Melakukan uji jatuh terkontrol dari ketinggian yang relevan.
– Memeriksa perlindungan terhadap percikan air jika diperlukan.
Pengujian harus disesuaikan dengan jenis produk. Jangan melakukan uji yang justru menciptakan bahaya bagi tim atau lingkungan.
Setelah pengujian, buka paket dan periksa:
– Apakah posisi produk berubah?
– Apakah ada goresan?
– Apakah kardus berubah bentuk?
– Apakah pelindungnya kempis?
– Apakah tutup produk longgar?
– Apakah ada kebocoran?
– Apakah komponen kecil terlepas?
Perbaiki struktur kemasan berdasarkan hasil pengujian, bukan berdasarkan perkiraan.
Dokumentasikan Proses Packing
Dokumentasi membantu ketika terjadi komplain atau klaim pengiriman.
Rekam atau foto:
– Kondisi produk sebelum dibungkus.
– Kelengkapan isi paket.
– Nomor seri jika relevan.
– Proses perlindungan produk.
– Posisi produk di dalam kardus.
– Kondisi kardus sebelum ditutup.
– Kondisi akhir paket.
– Label pengiriman.
Buat dokumentasi dengan urutan yang jelas dan simpan berdasarkan nomor pesanan.
Dokumentasi bukan berarti semua komplain otomatis harus ditolak. Tujuannya adalah membantu bisnis memahami di mana kerusakan kemungkinan terjadi dan menyediakan bukti jika perlu mengajukan klaim.
Buat SOP Berdasarkan Jenis Produk
Jangan mengandalkan ingatan anggota tim.
Buat SOP yang menjelaskan:
– Jenis kardus yang digunakan.
– Jumlah dan posisi pelindung.
– Cara menyegel produk cair.
– Posisi produk di dalam paket.
– Bahan pengisi yang digunakan.
– Pola penyegelan kardus.
– Kondisi yang membutuhkan packing kayu.
– Kondisi yang membutuhkan asuransi.
– Dokumentasi yang harus dibuat.
– Pemeriksaan sebelum paket diserahkan.
Lengkapi SOP dengan foto atau ilustrasi.
Lakukan pemeriksaan berkala untuk memastikan standar benar-benar diterapkan, terutama ketika jumlah pesanan meningkat atau ada anggota tim baru.
Analisis Setiap Kasus Kerusakan
Saat menerima laporan barang rusak, jangan hanya mengganti produknya lalu melupakan kasus tersebut.
Catat:
– Jenis produknya.
– Jenis kerusakan.
– Bagian paket yang rusak.
– Ekspedisi dan layanan yang digunakan.
– Rute pengiriman.
– Lama perjalanan.
– Bahan packing.
– Posisi produk.
– Dokumentasi sebelum pengiriman.
– Foto dari customer.
Cari pola dari beberapa kasus.
Kalau kerusakan selalu terjadi pada bagian yang sama, berarti desain kemasannya perlu diperbaiki.
Kalau hanya terjadi pada rute, layanan, atau jenis produk tertentu, tindakan perbaikannya bisa dibuat lebih spesifik.
Hitung Biaya Kerusakan, Bukan Hanya Biaya Packing
Packing yang lebih baik memang membutuhkan biaya tambahan.
Namun, membandingkan biaya packing hanya dengan harga bahan bisa menyesatkan.
Kerusakan produk dapat menimbulkan biaya:
– Penggantian barang.
– Pengiriman ulang.
– Ongkir retur.
– Refund.
– Waktu customer service.
– Produk yang tidak bisa dijual kembali.
– Penilaian buruk.
– Hilangnya kepercayaan customer.
– Klaim yang tidak diterima ekspedisi.
Hitung total biaya kerusakan selama periode tertentu.
Bisa jadi menambah sedikit biaya kemasan justru lebih murah daripada terus mengganti barang yang rusak.
Namun, jangan pula membuat packing berlebihan untuk semua produk. Sesuaikan tingkat perlindungan dengan nilai dan risikonya.
Kapan Memerlukan Packing Kayu?
Packing kayu dapat dipertimbangkan untuk:
– Barang bernilai tinggi.
– Barang berat.
– Produk besar.
– Barang pecah belah berisiko tinggi.
– Perjalanan jauh.
– Produk yang mudah berubah bentuk karena tekanan.
– Pengiriman yang memang mensyaratkannya.
Namun, packing kayu juga menambah berat dan volume. Biaya kirim bisa meningkat.
Pastikan masih ada perlindungan di dalam peti. Kayu hanya melindungi struktur luar dan tidak otomatis menahan barang agar tidak bergerak.
Periksa juga aturan ekspedisi dan perlakuan khusus untuk tujuan tertentu.
Kapan Menggunakan Asuransi?
Asuransi layak dipertimbangkan ketika potensi kerugian lebih besar daripada biaya perlindungannya.
Pertimbangkan:
– Nilai barang.
– Risiko kerusakan.
– Risiko kehilangan.
– Jarak dan metode pengiriman.
– Ketentuan kompensasi ekspedisi.
– Dokumen yang dibutuhkan untuk klaim.
– Batas waktu pengajuan.
– Pengecualian dalam perlindungan.
Asuransi bukan pengganti packing yang benar.
Klaim tetap bisa ditolak jika kemasan tidak memenuhi standar atau dokumen pendukungnya tidak lengkap.
Baca ketentuannya sebelum menggunakan layanan.
Berikan Instruksi kepada Customer
Untuk produk tertentu, customer perlu mengetahui cara menerima dan membuka paket.
Contohnya:
– Periksa kondisi kemasan sebelum menerima.
– Rekam proses pembukaan paket jika diperlukan.
– Jangan menggunakan benda tajam terlalu dalam.
– Laporkan kerusakan dalam batas waktu tertentu.
– Simpan kemasan sampai pemeriksaan selesai.
– Kirim foto kondisi kardus dan produknya.
Instruksi harus singkat dan mudah dipahami.
Jangan membuat prosedur komplain terlalu rumit hingga customer kesulitan mendapatkan penyelesaian untuk kerusakan yang valid.
Kesimpulan
Packing aman bukan tentang siapa yang menggunakan bubble wrap paling banyak.
Kemasan harus disesuaikan dengan berat, bentuk, bahan, nilai, dan risiko setiap produk. Barang tidak boleh bergerak di dalam kardus, bagian rapuh perlu dilindungi, dan kemasan luar harus mampu menghadapi tekanan selama perjalanan.
Lakukan pengujian sebelum menetapkan standar. Dokumentasikan kondisi barang serta proses packing, lalu evaluasi setiap kasus kerusakan untuk menemukan pola.
Untuk barang bernilai tinggi atau berisiko besar, pertimbangkan packing kayu dan asuransi setelah memahami biayanya serta ketentuan layanan.
Tujuan packing bukan sekadar membuat paket terlihat tebal, tetapi memastikan barang tetap aman setelah melewati perjalanan yang tidak selalu lembut.
